困りごと：書き始める前に構成が決まらない
業務文書では、伝える事実があっても、何をどの順番で書くか決めるのに手間取ることがあります。
今回の仕事は、手元にある事実を整理して、文書のアウトラインを作ることです。完成したアウトラインは、通常の文書に移して使えます。
初回の使い方：目的と材料を伝える
ChatGPTに、文書の目的、読む人、元になる事実、希望する形式を伝え、アウトラインの下書きを依頼します。文章の下書きや要約を支援できます。
まずは提示した事実に基づく構成を頼み、材料にない情報を補わないように伝えると、確認しやすい下書きになります。
個人で使うとき：下書きを確認して整える
見出しの順序が目的に合うか、必要な論点が抜けていないかを確認し、使う人自身が修正します。
数値、方針、主張などの重要な情報は、信頼できる資料と照合してください。ChatGPTは誤った情報を生成することがあり、自信のある表現だけでは正確さを判断できません。
チームで使うとき：確認の流れを保つ
チームで利用する場合は、元資料の確認や内容の承認を誰が担うかを、実際の仕事に合わせて決めます。ChatGPTの出力をそのまま正式な情報として扱わず、担当者が根拠を確かめる流れを維持します。
アウトラインの保存先や共有方法は、既存の文書運用で足りるなら新しい仕組みを加える必要はありません。
参照した資料
OpenAI Academy: Writing with ChatGPT
