困りごと：短い文書でも、伝わりにくさや確認漏れが起きる
依頼文や案内文は短くても、目的や読者が曖昧だったり、必要な情報が抜けたりすると、受け手が迷うことがあります。
ChatGPTは文章の下書きや書き直しを支援できますが、回答が正しいとは限りません。自信のある表現だけで正確さを判断せず、下書きとして扱います。
使い方：確認したい観点を伝え、チェックリストを作る
初めて使うときは、目的、読者、元になる事実、希望する形式を伝えます。文書の本文と、確認してほしい観点を入力し、チェックリスト形式で返すよう依頼します。
依頼文の例：「以下の文書を、目的が伝わるか、読者にわかりやすいか、必要な情報が抜けていないかという観点で確認してください。修正が必要な箇所と理由をチェックリストにしてください。元の事実は変えないでください。」
個人で使う場合は、返された項目を一つずつ元の文書と照らし合わせます。ChatGPTが提案した書き換えを、そのまま採用する必要はありません。
人の確認：事実と最終表現を決める
数値、方針、主張など重要な内容は、信頼できる資料や担当者に照らして確認します。ChatGPTの回答だけを根拠にせず、意図に合わない修正や、元の事実と異なる提案は採用しません。
共有前に、目的に合っているか、読者が次に何をすればよいかわかるか、表現が適切かを人が読み直します。
チームで使う場合：通常の文書で確認し、運用は必要に応じて決める
まずはチェックリストを通常の文書で共有すれば運用できます。チームで使う場合は、誰が事実確認と最終確認を担うか、チェック項目をどう更新するかを、実際の業務に合わせて決めます。
チーム独自の形式やアカウント設定などは、この一般的な手順を始める前提条件ではありません。利用できる機能はプランや設定によって異なる場合があります。
参照した資料
OpenAI Academy: Writing with ChatGPT
