困りごと：伝えたいことが文章に埋もれる
仕事のメールでは、用件や相手にしてほしいことが伝わりにくいと、読み手が内容をつかみにくくなります。文章を整える際は、事実や依頼の条件を変えず、要点が伝わる順番や表現にすることが大切です。
ChatGPTの使い方：目的と元の事実を伝えて書き直す
メール本文と、誰に何を伝えたいか、希望する文体や形式を入力し、「意味や事実は変えず、用件が伝わりやすい表現に整えてください」のように依頼します。ChatGPTは文章の下書きや書き直しを支援できます。
初めて使うときも、まずは機密情報を含まない文章で試し、出力を見て依頼の仕方を調整できます。個人で使う場合は、提案された文面を自分で編集してから利用します。
人の確認と、チームで使う場合の運用
ChatGPTの文面をそのまま送らず、事実、宛先、日付、依頼内容、約束や方針に関わる表現が正しいかを確認します。自信のある書き方でも誤りがあり得るため、重要な内容は信頼できる資料や関係者に照らして判断します。
チームで使う場合は、組織の情報取り扱いルールに従い、必要に応じて送信前の確認担当や、共通の文面ルールを決めます。これは運用上の選択であり、一般的なメールの書き直しに特別な仕組みは必須ではありません。
参照した資料
OpenAI Academy: Writing with ChatGPT
