困りごと：手順が伝わりにくい
作業に慣れた人には当たり前の手順でも、初めて読む人には、何から始めるのか、どこで確認するのかが分かりにくいことがあります。文章を整えるだけでなく、読む人と作業の目的をはっきりさせることが出発点です。
ChatGPTの支援：手順書の下書きを作る
ChatGPTは、文章の下書きや書き直しを支援できます。作業の目的、読む人、元になる事実、希望する形式を伝え、見出しと順番のある手順書案を依頼します。
たとえば、「初めてこの作業をする人向けに、以下の確認済み情報だけを使い、準備・作業・完了確認の順で下書きを作ってください。不明な点は補わず、確認事項として示してください」と伝えます。完成物は、確認と修正を経た作業手順書です。
人の判断：事実と現場の手順を確かめる
生成された文章をそのまま正式な手順として使わず、担当者が、作業の順番、必要な条件、注意事項、参照先が実際の情報と一致するかを確認します。ChatGPTは誤りを含む回答をすることがあるため、重要な内容は信頼できる資料や現場の担当者に照らして確認します。
初回は作業内容と確認済み情報を用意して依頼します。個人で使う場合も、下書きを確認してから通常の文書に保存します。チームで使う場合は、共有する文書に確認・更新の担当を明記するかどうかを、チームの運用に合わせて決めます。通常の文書で足り、特別なブランド管理ツールを前提にする必要はありません。
参照した資料
OpenAI Academy: Writing with ChatGPT
